انتاج و اعداد مواد العلاقات العامة
Topic outline
-
مقياس: اعداد وانتاج مواد العلاقات العامة
ملخص :
تتعدد وظائف العلاقات العامة في المؤسسة حسب المكانة التي تحتلها فيها ومدى ادراك اههميتها
فتعتمد على البحث والتخطيط واعداد وانتاج مواد اتصالية تساعدها في بناء علاقتها مع جمهورها الداخلي والخارجي
تعدد الوسائل الاتصالية وتنوعها يحتاج الى مختص يفرق بين اهمية ودور كل وسيلة اتصالية من جهة وكيفية اعدادها في شكلها النهائي من جهة ثانية
هذا ما سيجده الطالب من خلال دراسته لمقياس اعداد وانتاج مواد العلاقات العامة في المؤسسة
الفئة المستهدفة
- طلبة علوم الاعلام والاتصال/العلاقات العامة
- القائم بالاتصال في المؤسسة
- القائم بالعلاقات العامة في المؤسسة
الاهداف العامة
- تذكير الطالب بمعارفه المكتسبة حول العلاقات العامة (المفهوم الوظائف الاهداف والوسائل)
- احصاء جميع الوسائل المستخدمة للاتصال في العلاقات العامة
- ذكر خصائص كل وسيلة اتصالية مستخدمة في العلاقات العامة
- تعرف الطالب على مراحل اعداد كل وسيلة اتصالية
-
أن يستنتج الطالب كيفية توظيف مختلف المواد الإعلامية في المؤسسة.
-
أن يوضح الطالب أهمية وسائط الإعلام التفاعلي الجديد في العلاقات العامة
-
اجامعة الجيلالي بونعامة خميس مليانة
كلية العلوم الانسانية والاجتماعية
قسم علوم الاعلام والاتصال
المستوى: السنة الثانية ماستر
التخصص: اتصال وعلاقات عامة
المقياس: اعداد وانتاج مواد العلاقات العامة
نوع الدرس: محاضرة
السداسي الاول
المعامل:
الرصيد:
الحجم الساعي :
نافذة التواصل: البريد الالكتروني charef-km.2023@gmail.com
-
يهدف هاذا المقياس الى تمكين الطالب من تطبيق وممارسة نشاط العلاقات العامة في المؤسسة من خلال :
-التعريف بالوسائل المستخدمة في نشاط العلاقات العامة داخل المؤسسة
-تقديم مفصل لخصائص كل وسيلة على حدى
-كيفية اعداد كل وسيلة من وسائل الاتصال
-كيفية اعداد مضمون وسائل العلاقات العامة
-كيفية انتاجها في شكلها النهائي
-
-
يسعى هذا المقياس الى تقديم اسس ومبادىء اعداد الوسائل الاتصالية من اجل تنفيذ العلاقات العامة
وذلك بتوظيف مكتسباته القبلية في :
مفهوم العلاقات العامة
وظائف العلاقات العامة
وسائل الاعلام والاتصال
فنيات التحرير الصحفي
نظريات الاتصال
جمهور العلاقات العامة
ان فهم الطالب الجيد لهذه المفاهيم سيساعده الى حد كبير في اعداد منتجات اتصالية تصب في اهداف العلاقات العامة في المؤسسة
-
-
-
المحاضرة:01
تحتل الوسائل مكانة مهمة بين عناصر عملية الاتصال للعلاقات العامة باعتبارها القناة التي يبلغ بها خبير العلاقات العامة رسالة معينة الى الجمهور لتحقيق اهدافه الاتصالية .وبالتالي التعرف على الوسائل وخصائصها وكيفية اعدادها أمر مهم.
وتتعدد الوسائل الاتصالية في مجال العلاقات العامة وتتعدد التصنيفات .
-1- الاتصال المباشر: يتسم بالتغذية الرجعية وأكثر الوسائل قدرة على التأثير
1-مخاطبة الجمهور: الكلمة الخطابية
تستخدمها الادارة العليا في مخاطبة الجمهور الداخلي والخارجي سواء في المناسبات الخاصة (عيدها التأسيسي) او العامة (المناسبات الوطنية) وتستخدم:
-للترويج لسياسات المؤسسة
-كشف البرامج الجديدة
-شرح المواقف والحصول على الاتفاق في الرأي
ومن شروط نجاحها:
اختيار الجمهور المناسب-
- التركيز على موضوع وهدف محدد للموضوع وأبعاده، وان تكون الرسالة واضحة وموجزة ومفهومة للجمهور
-اعتماد أسلوب تلقائي وعفوي وحيوي للتأثير في الجمهور مباشرة بالنظر اليه بعيدا عن حرفية النص المكتوب مع اعتماد الدقة والوضوح وعرض النقاط الاساسية.
-ان يكون طول الخطبة مناسبا حسب المناسبة، وتجنب الحديث السريع ، واستخدام ضمير الجماعة (مؤسستكم وليس مؤسستي)
-التأكيد على تفاعل الجمهور المتحدث وإقناعه (ممكن احصائيات) واستخدام حركات الجسم والاماءات والتعابير
-استعمال المؤثرات المساعدة لتفسير الخطاب(صور –افلام)بالاضافة الى حركات جسم المتحدث.
-تغيير اسلوب الخطابة عندما يشعر الجمهور بالملل وشرح وتبسيط المواقف عن ضعف الاستعاب
انواعها:
*النمط الاخباري: تقديم معلومات لجمهور لا يملك خلفية سابقة حول الموضوع
*النمط الاقناعي: اقناع الجمهور بفكرة او بشخص او دورة عملية او قرار معين ، ويستخدم ايضا لتعزيز وتطوير انتاج محدد. يمكن الاستفادة من الوسائل المصورة المدعمة للفكرة.
*الإمتاع: اي يصمم التقديم أساسا للإمتاع مثل الدردشة بعد العشاء والغداء . وتقديم الخبرة الممتعة للجمهور .
*الخطب الفنية: تتضمن تقديم الصور والبيانات واشرطة فيديو.
*ملاحظات موجزة: تصنف على انها خطب قصيرة تلقى في المناسبات كتعبير عن الشكر او تقديم التحية اوالترحاب. تصاغ بعبارات خاصة .ومنها ما يتم تقديم ملاحظات موجزة ومهمة يتم تكرارها والتأكيد عليها بأسلوب سلس.
2-تنظيم الاحتفالات والدعوات: ويجب مراعاة التوازن بين أهداف المؤسسة وتحديد أعداد الجمهور بما يتفق وسعة المكان والتجهيزات
من سماتها:
-توافر الفضاء المفتوح بين الادارة وجمهورها حول أمور المؤسسة مما يزيد من الثقة والتفاهم بينهما.
-فرصة لشرح وتفسير سياسة المؤسسة والمواقف الغامضة
ولكنها في نفس الوقت تكاليفها مرتفعة.
3-المقابلات: هي مواجهة بين اثنين يدور بينهما حديث او نقاش حول موضوع معين او مسألة معينة لتحقيق هدف أو غرض معين.
يجب على رجل العلاقات العامة الذي يريد الاقناع ان يكون قادرا على الرد على كل الاستفسارات و واعتراضات الجمهور من خلال اكتسابه لرصيد معرفي وامتلاكه للبيانات عن الموضوع.
4-التصريح الاعلامي: هو عبارة عن نص قصير يتم نشره لعرض استجابة او موقف رسمي لقضية او حدث خارجي ولا يتم صياغته كالقصة الخبرية بل يشكل الاخبار التي تحدث بالفعل وويشارك فيها. يبدا بتقديم موجز قصير عن الحقائق الرئيسة بوجه عام دون خلفية و، وتكتب بالشكل المنطوق والاشارة إلى مصدر التصريح.
يوفر المتحدث الاخبار بسرعة ويحدد ما يجب التحدث عنه وتحت اي ظروف ، حسب الجمهور المستهدف والتي يقدمها للصحفيين من اجل نشرها، وباعتباره ممثل المؤسسسة ةصورتها يجب ان تتوفر فيه بعض الشروط:
-الاهتمام بالمظهر الخارجي
-اعتبارات تقنيى: استعمال شعار المؤسسة كدعامة اتصالية، ومعرفة اساليب التاثير واختيار الوقت المناسب للتحدث
-الاعتبارات النوعية:المصداقية، الثقافة الواسعة وسرعة البديهة..
-
نواصل عرض اهم وسائل الاتصال المباشر:
5-الاجتماعات والندوات:
الاجتماع عبارة عن اشراك عدد كبير من الافراد في لقاء لتحقيق اهداف معينة ومناقشة مواضيع تهم المؤسسة. وتنبع اهميتها انها تتيح الفرصة لتبادل الافكار بين اعضاء والتفكير في المشاكل وكيفية حلها.
-تعمل على تدعيم العلاقة بين المؤسسة وجمهورها وبين المؤسسة والمؤسسات الاخرى، وممكن ان تكون نتيجة حادث معين او مناسبة معينة.
وتشمل الحوار ومناقشة موضوعات رئيسة لمسيرة المؤسسة وتطورها واعمالها السنوية ونتائجها والاتفاق حول الخطط المستقبلية.
وتنظيم الاجتماع يتطلب:
-تحضير المكان المناسب والاتصال بالمدعوين وجدول الاعمال
-توفير المستلزمات الفنية كافة
-توفير المطبوعات وتوزيعها
-تسجيل وقائع جلسات الاجتماع
6-الندوات: تتنوع بتنوع الموضوعات التي تدور حولها ، وتتميز بتعدد وجهات النظر . يمكن للمسؤولين اثارة موضوع معين ودعوة شخصية معينة للمناقشة والتحاور ول المواضيع التي تطرح للبحث والدراسة للوصول الى قرارات أو معرفة آراء المختصين . يمكن من خلالها الإحاطة بنشاط المؤسسة والقوانين والاتجاهات مما يعزز ثقة العاملين بإدارتهم.
- مراعاة مشاعر الطرف الآخر وخصوصيته وحريته.
-يكون فيها الحوار ، ومناقشة الموضوعات الرئيسية ، الاتفاق على الخطوط المستقبلية، توصيل معلومات مباشرة الى جمهور المتعاملين معها.
مراحل الاعداد للندوة:
*مرحلة التخطيط: يتم تحديد الموضوع في إطار الاهداف المرجوة للمؤسسة والجمهور على السواء وذلك بتحديد الخبراء الذين ينشطون الندوة، تحديد الجمهور،الاعلان عن الندوة، ارسال الدعوة للخبراء.
*مرحلة التنفيذ:وذلك بافتتاحها في التوقيت المحدد بكلمة مختصرة للتعريف بالموضوع،ثم القاء الضوء على عدة جوانب بالترتيب، ثم السماح للجمهور بالمشاركة بطرح الاسئلة.
*مرحلة التقويم: مدى نجاحها في تحقيق اهدافهامن خلال دراسة سلوك الجمهور وردود أفعاله .
7-الزيارات : يتم فيها دعوة الجمهور الخارجي المتعامل مع المؤسسة للزيارة والاطلاع على نشاطها للتعريف بالمؤسسة وتوزيع الكتيبات والنشرات.
كما يفتح للموظفين فرصة زيارة فروع المؤسسة وأقسامها لمضاعفة معارفهم ومهاراتهم مما يساهم في رفع معنوياتهم.
القيام باتصالات مع المؤسسات المتنوعة والجمهور الخارجي من أجل الاحتكاك بهم.
8-المعارض والمتاحف: دولية او محلية
من اجل تدعيم اسم المؤسسة وتحسين صورتها عن طريق عرض وتفسير سياسات المؤسسة
-عرض منتجات أو نماذج لخدمات المؤسسة
-رسومات بيانية واحصائيات ووسائل ايضاح
-توفير مساحة في مقر المؤسسة للعرض
-المعارض مؤقتة والمتاحف دائمة (وثائق المؤسسة ومسيرتها)
-تستخدم للتعرف على ماهية القرار المتخذ والعملية المثلى لتنفيذه من خلال عرض النتائج الملموسة وباستخدام رسومات وبيانات.
-انواع المعارض:
-المعارض الفردية: معرض لمنتجات المؤسسة (لكن تكاليفه عالية مقارنة بعائد وصعوبة جذب الجمهور)
-المعارض المشتركة: يقوم بها عدة منتجين يتقاسمون التكاليف من أجل جذب أكبر جمهور
- مزايا المعارض:
-تقديم المؤسسة تقديما يليق بها
-تعريف الجمهور بالانتاج الفعلي للمؤسسة وبالطموحات والخطط والبرامج المستقبلية(بشكل ملموس)
-مناقشة الجمهور لمعرفة اهتماماته
-
اعداد وانتاج مواد العلاقات العامة المطبوعة:
(وسائل غير مباشرة)
1-عناصر بناء وتصميم المطبوعات:
تتكون فكرة المواد الاعلامية المطبوعة بشكل عام من:
أ-المحتوى او المضمون: ونقصد به الرسالة المراد ايصالها إلى جمهور العلاقات العامة من أجل التاثير عليهم وغالبا ماتكون رسم صورة ذهنية ايجابية عن المؤسسة ومنتجاتها مما يؤدي إلى تبادل مصلحة مشتركة بينهما من خلا التعامل مع السلع والخدمات .ونراعي في اعداد الرسائل الاعلامية:
-الهدف من اعداد المطبوع
-الوسيلة الاعلامية المناسبة للرسالة
- معرفة خصائص الجمهور المستهدف
-الظروف المحيطة بالمؤسسة
من أهم سمات الاتصال المكتوب:
-نقل المعلومات إلى اكبر عدد من الجمهور
-توثيق عملية الاتصال والمساعدة في الرجوع اليها
-توصيل المعلومات بفاعلية إلى الجمهور سواء كانت تعليمات او اوامر او بيانات او احصائيات بطريقة مفصة وواضحة
-اقل عرضة للحذف والتعديل
-توفر للمتلقي الوقت للدراسة والفهم
تعد الكتابة الصحفية علم وفن، فهي علم يدرس القواعد والاسس التي تنظم عملية الكتابة وصياغة الاخبار وتقديمها للقراء، وهي فن لانه يظهر ابداع المحرر في اعتماد القواعد والاسس لايصال المعلومة للمتلقي بشكل مناسب.فضلا عن تحويل الاحداث والافكار والخبرات والقضايا الانسانية إلى مادة صحفية يفهمها المتلقين ذات المستويات التعليمية المتنوعة.اذ تتسم بالسهولة والتركيز والوضوح والتنوع والتشويق واستعمال الالفاظ المناسبة وذروة القصة الخبرية ونهايتها، والتحرير الصحفي في العلاقات العامة انعكاس لامكانات المحرر الفكرية والثقافية والمهنية.
1-الوسائل المكتوبة:
1- الجرائد اليومية والمجلات وهي وسائل عامة : حيث يتم استخدامها لنشر أخبار عن فعاليات أو نشاطات المؤسسة وتتنافس المؤسسات من أجل تصدر اخبارها في الصحف العامة. كما يتم نشر الاعلانات فيها (الترويج للسلع والخدمات والاعمالاو الانشطة)
وتتمثل فنون الاتصال المكتوب كما يلي:
أ-الاخبار:يشمل الخبر النشاط الجاري الذي يستحوذ على اهتمام الناس، واحسن الاخبار هو ما يثير اهتمام اكبر عدد من القراء بما يحدث وما توحي به الاحداث وما ينجم عنها ، في تقرير منشور عن حدث او فكرة او حقيقة.
والحس الصحفي او الاخباري هو الذي يقرر اختيار حدث من دون غيره ليكون خبرا صالحا للنشر فضلا عن الثقافة العامة للمجتمع ومؤسساته.
ويصنف محتوى الخبر الى ثلاث انواع:
1-خبر التصريح: نقل مواقف الشخصيات سواء كانت حكومية او سياسية او اقتصادية او فنية...يهتم بها الجمهور
2-خبر الحدث: رواية وقائع حدث ما
3-خبر المعطيات:يشمل عرض لمعلومات واردة في تقرير او احصاء
ويمكن ان يكون الخبر مزيجا بين الانواع الثلاث.
اذن الخبر في العلاقات العامة هو كتابة تقرير لوصف نشاط او حادث يهم المؤسسة وجمهورها يوضح موقف معين ، عن طريق الاجابة على الاسئلة الاخبارية المعروفة:من؟ ماذا؟لمن؟متى وكيف؟
يهدف" الخبر المجرد" إلى تسجيل الوقائع او سرد المهلومات من دون اضافة خلفية المعلومات والبيانات والتفاصيل
بينما "الخبر المفسر" يشرح تفاصيل الحدث وأبعاه ودلالاته المتنوعة بكل موضوعية بعيدا عن راي الكاتب
والاخبار الجادة في المؤسسات هي لاحاطة الجمهور بالاحوال والمواقف التي من شانها التاثير في حياتهم اليومية ومستقبلهم مثل أخبار الشؤون العامة ، المسائل الاقتصادية ، المشكلات الاجتماعية، العلوم، اخبار التعليم، الشؤون المالية.
تعتمد كتابة الاخبار على مصادر المعلومات بوصفها جميع الاوعية والمواد التي تشمل على معلومات يمكن الافادة منها، وتعد مصادر المعلومات الاعلامية في العلاقات العامة الافكار الجديدة التي يكتبها المحرر ، بواسطة الملاحظة المباشرة او التجربة او جمعها ميدانيا، ومن هذه المصادر:
1-المطبوعات الرسمية
2-وقائع المؤتمرات
3-الدراسات والبحوث
4-الدوريات المتخصصة
5-المذكرات والسير الذاتية
6-المخطوطات والوثائق التاريخية
7-مصادر معلومات اخرى : براءات الاختراع،الموسوعات-الادلة الصادرة عن المؤسسة-المنشورات الاعلانية التسويقية والتجارية اليوميات المراسلات الشخصية سجلات –رسائل القراء...
ومن القوالب الفنية لتحرير الاخبار في العلاقات العامة المعتمدة على سرد الاحداث والمعلومات نجد قالب الهرم المقلوب ويشمل جزأين هما: اهم معلومة في مقدمة الخبر تاتي في قاعدة الهرم والتفاصيل تاتي بطريقة تتدرج في تناقص اهميتها في جسم الخبر وصولا لقمته.( مراجعة خصائص قالب الهرم المقلوب)
ب-المقالة: تعد فن كتابي نثري يعتمد على كيفية توظيف عناصر اللغة ، الافكار والاسلوب كما يلي:
اللغة:الكتابة الناجحة هي التي يستطيع فيها الكاتب اختيار الكلمات والمفردات المناسبة والتعبير عن فكرتها بايجاز من خلال جمل مترابطة.
الفكرة: تعبر الافكارعلى وجهات النظر والتجارب بصورة شمولية بعيدا عن التعقيق والتفاصيل المعقدة
الاسلوب: يرتبط اسلوب الكاتب بتكوينه النفسي والفكري والاجتماعي والثقافي .
يستخدم الاسلوب العاطفي في المقالات الادبية والسير الشخصية، كما يستخد الاسلوب المنطقي في المقالات العلمية ويمكن المزج بين الاسلوبين حسب الحاجة
ويعتبر فن التعليق الاعلامي من اشكال المقال والذي يعتمد على تحليل الاحداث ونفسيرها وكشف ابعادها ودلاتها المتنوعة.
يستخدم عندما لا يكون الخبر او التقرير كافيا لتوضيح ابعاد الحدث.
- أو في حالة رغبة المؤسسة في الكشف عن وجهة نظرها الخاصة في الحدث لارتباطه بسياستها او له علاقة معها.
-
2-الاعلان المطبوع: نجده في الصحف والمجلات او على شكل مطويات.
-يستخدم لترويج او لتسويق فكرة او سلعة او نشاط او خدمة
-يصمم بأشكال اخراجية متنوعة حسب الهدف منه
-تظهر شخصية المعلن(المؤسسة)
-وهو يتواجد مع مختلف الانواع الصحفية الاخرى.
أهدافه: جذب الانتباه واثارة الاهتمام-التأثير في ادراك المتلقي(المعرفة)-تسهيل عملية تذكر المعلومات-الاقناع-خلق الاستجابة المطلوبة.
ونشير إلى تطور الاعلان من مجرد وسيلة لزيادة الانتاج والبيع والتوزيع إلى إعلان عن وظيفة المؤسسة في المجتمع وذلك بالتعبير عن دور المؤسسة الاجتماعي والاقتصادي والخدمي والتعليمي..الخ
ان تصميم الاعلان يحتاج إلى اختيار ألفاظ وتراكيب من اللهجة العامية او اللغة الفصحى او حتى اللغات الاجنبية من اجل الوصول إلى الجمهور و التأثير فيه.
وتظهر خصوصية الكتابة الاعلانية التي تشمل العلامة والمنتج وشعار المؤسسة والكتابة المصاحبة. وينقل الاعلان افكار عن طريق الكلمات او المعنى او الصور والرسوم، حيث ان التعبيرات المرئية لا تقل اهمية عن المقروءة لاشتمالهما على مجموعة من الرموز التي تصور افكار ومعاني من خلال:
-التعبير عن الافكار الاعلانية بسرعة وكفاية
-جذب انتباه جمهور معين
-اثارة اهتمام المتلقي من خلال العناوين والرسائل الاعلانية
اضفاء الواقعية على الاعلان.
اذن على القائم بالعلاقات لعامة ان يجعل من الاعلان يتميز بذاته من خلال الافكار الجديدة والجذابة .فهو فن وعلم وموهبة ، يعتمد على ترتيب الافكار بشكل علمي واستعمال المعايير الفنية في جذب الانتباه
ومن اهم اسس كتابة الاعلان:
-جمع المعلومات عن السلعة ودراسة الدوافع ورغبات الجمهور لاعداد الرسالة
-البحث عن فكرة جيدة ومبتكرة وبسيطة ومؤثرة
-اختبار الرسالة من اجلل معرفة احساس ومشاعر وراي المتلقي وتعديلها للتاكد من درجة الفهم والاقناع .
-تفعيل عناصر الرسالة الاعلانية وتوجيهها نحو تحقيق هدف أساسي
-اعتماد رسالة بسيطة وذات اجزاء منسقة وافكار متسلسة وصحيحة
-اعتماد البراهين والادلة والجوانب الجمالة لتعطي المستهلك قبولا واقناع بالافكار
-تعرف على افكار الجمهور بعد عرض الاعلان
3- المطويات: تطوى بطرق وأشكال اخراجية مختلفة، صغيرة الحجم، تحمل معلومات قصيرة، تستخدم لأغراض ترويجية أو اعلانية للسلع والخدمات و الأعمال وتخدم أو تعالج موضوعا واحدا.
خطوات إعدادها:
1-تحديد الموضوع 2-تحديد الجمهور3-جمع المعومات4-الترتيب والتنسيق5- اختيار نوعية المطوية 6-تحديد حجمها 7-الاعداد والانتاج والاخراج.
من خصائصها: لغتها بسيطة-الموضوعية-الايجاز-العرض في شكل نقاط –التنويع في الصياغة
4-النشرات: تستخدم للاتصال بالجمهور الداخلي والخارجي، تقدم معلومات وأخبار خاصة بالمؤسسة لتحقيق الاهداف.(التعريف بالسلع والمنتجات ،الخدمات ،سياسة المؤسسة، أهدافها والدور الاجتماعي الذي تقوم به).
من اهم سماتها ان شكلها الإخراجي يشبه الصحف العامة. كما تستخدم الحوارات والمقالات المتخصصة والاعلانات.
تختلف عن الصحف في:
-الصحف تحتاج الى تصريح بمبالغ مالية مقابل العمل.
-الصحف تنشر أخبار المجتمع والنشرات أخبار المؤسسة
-تحتاج الى رئيس تحرير عكس النشرات
-الصحف تباع والنشرات توزع بالمجان
-الصحف أهدافها عامة وتجارية اما النشرات فهدفها تحسين الصورة الذهنية عن المؤسسة.
الصحف لها أشكال وأحجام محددة ومعروفة اما النشرات فلا تلتزم بأحجام معينة(تعكش شخصية المؤسسة)
مضمون النشرات: كل ما يتعلق بنشاطات المؤسسة
-معلومات حول الانشطة والاهداف المتعلقة بالمؤسسة
-التغييرات في مواقع الموظفين(ترقية –توظيف جديد..)
-اتجاهات السياسة التنظيمية للمؤسسة
-انجازات الموظفين
-أخبار التقاعد والترقية ،التكريم، التهنئة، تحقيقات ذات طابع انساني
-أخبار ، مقالات وحوارات ذات صلة بالمؤسسة ومحيطها
أهدافها:
-تفسير القرارات للجمهور الداخلي والخارجي
-دعم روح الانتماء لدى الجمهور الداخلي
دعم التواصل بين المؤسسة وجمهورها
-عرض السلعة أو المنتج أو الخدمة
-الاعلان عن العروض والمزايا
-بيان الخطط المستقبلة
-تقديم المعلومات الفنية التي يقدمها المتخصصون
الخصائص الاخراجية:
أقرب الى الصحف العامة الحجم النصفي (تابلويد)
عدد صفحاتها من 8 الى 32 حسب المادة والاهداف
5-الرسائل الاخبارية:توزع بالبريد العادي او الالكتروني توزع على الموظفين او المشتركين .
-تزداد اهميتا بازدياد حجم المؤسسة حيث تستخدم لنقل المعلومات الهامة والسريعة وتصل الى جماهير واسعة
- هناك الصحف والمجلات والتلفزيون تقدم مواد اخبارية ولكن الرسائل الاخبارية تتميز بالعمق والتركيز.
-الرسائل الاخبارية الناجحة هي التي تنقل وتنشر المعلومات ذات الفائدة الخاصة والممتعة لجمهورها.
-الرسائل الخاصة بالمنظمة توزع على الموظفين تربطهم مصالح واهتمامات مشتركة تقوم بتلبية احتياجاتهم المعرفية
-الرسائل الاخبارية الخاصة بالاشتراك فهي تخاطب المصالح الخاصة سواء كانت شخصية او مهنية.
(حيث ان بعض مصالحك الشخصية واهتماماتك تجعلك تشترك في الرسائل الاخبارية لتزويدك بمعلومات داخلية)
-التوزيع يكون باليد يكون مكلف ولذلك فالبريد العادي او الالكتروني هو الانسب لتناسبه مع الآنية والفاعلية.
-تحتاج كتابتها لمهارات الكتابة والنشر والتصميم والتصوير.
-
6- مجلة المؤسسة: أو مجلة العلاقات العامة او مجلة المنشأة
من أحسن الوسائل لنشر المواضيع المفضلة عن طبيعة عمل المؤسسة
وهي عبارة عن محتوى صحفي مطبوع محفوظ بغلاف سميك مثل الكتاب، وهي ليست آنية على عكس الصحف وتتسم بالدورية.
وتنقسم الى داخلية : موجهة الى العاملين لكن توزيعها قد يمتد الى خارج المؤسسة (المتعاملين)
خارجية: موجهة للجمهور الخارجي وتتميز بسعة التوزيع والانتشار لدعم سمعة المؤسسة وصورتها.
موجهة للجمهورين معا: نظرا لزيادة توزيعها وسعة انتشارها ومنافستها للعديد من المجلات التجارية في مجال الحصول على اعلانات.
خطوات اعداد المجلة:
1-اختيار الاسم: يكون سهلا يعلق في الأذهان ويثير الرغبة في الإطلاع على موضوعات العدد
يعطي فكرة عن طبيعة أعمال المؤسسة.
نعتمد على عاملين في إعدادها: القراء و الهدف من المجلة والتي تتناسب وأهداف العلاقات العامة في المؤسسة
2-حجم المجلة: مطبوع ذو غلاف، تاخذ من الكتاب عمقه ومن الصحف تنوع مادته،تلفت الانتباه من خلال استخدام العناصر الاخراجية.
3- سياسة التحرير: تحدد شخصية المجلة ومرتبطة بفلسفة المؤسسة وسياستها ،مع مراعاة الجمهور الموجه اليه المجلة:
-العاملون يهمهم تحسين أوضاعهم المادية والمعنوية
-الموزعون والوكلاء هدفهم زيادة أرباحهم
-المستهلكون يهتمون بالخدمة وسعرها.
4-تصميم الغلاف: يحمل اسم المجلة والصور والعناوين الجذابة والالوان المناسبة والمؤسسة ومنتجاتها مما يبرز شخصية المؤسسة.
5-التكاليف: تتأثر بنوع الورق والالوان والصور ونوعها وكمية وعدد النسخ.
6-طرق التوزيع: توزع على افراد المؤسسة والموزعون والوكلاء ، اما الموجهة الى المستهلكين فترسل عبر البريد الالكتروني او موزعي الصحف العامة
خصائصها: مجانية وتتحمل المؤسسة اصدارها ، تحقق اهداف العلاقات العامة،تنشر المواد والاعلانات ذات العلاقة بالمؤسسة.
أهدافها: شرح وتفسير الاخبار، مواجهة الشائعات وسوء الفهم، بناء الولاء، خلق الشعور بالانتماء، تفسير السياسات
7- الملصقات: أكثر الوسائل استخداما واسهلها واسرعها للتواصل مع الجمهو رواعلامه، واثناء القيام بأعمال جديدة ومخططات حديثة، فهي وسيلة للتذكير والتنبيه والتوجيه والتنظيم.
-تستخدم لنقل رسائل تتسم بالدوام والاستمرارية لفترة طويلة الى الجمهور العام.
-تستخدم لتوعية العاملين والموظفين (الجمهور الداخلي) و تحمل معلومات عن المؤسسة
– تستخدم للتنويه عن المعارض والمؤتمرات والمهرجانات العروض في الاماكن العامة .
-وسيلة إقناعيه تتميز بقدرتها على التعبير المركز المختصر بحيث يدرك المتلقي محتواها بسرعة وبسهولة.
-تتميز بكثرة التوزيع وبالتالي الوصول الى جماهير كبيرة.
-امكانية عرضها في الاماكن العامة لتصل إلى اكبر شريحة في المجتمع
أما عن طريقو كتابة الملصق فتتم بواسطة الخطوات التالية:
-تحديد العنوان الرئيس: يكون واضحا ومفهوما يجذب القارىء، ويختار الكاتب احد الانواع التالية:
-العنوان المباشر: يتضمن اهم المعلومات حول الموضوع ثم يتبع بمحتوى الرسالة
-العنوان غير المباشر:غرضه لفت انتباه القارىء
-العنوان الاستفهامي
-عنوان الامر : اي التوجيه المباشر
ومن معايير تصميم الملصق :
-استعمال الصورة المعبرة لتجسيد الفكرة بسرعة وتحفظ في الذاكرة
-جذب انتباه المتلقي بالرسالة والصورة والرسوم
-الواقعية
-اختيار عناوين تجذب القراء تكون مفهومة وسهلة .
8- الكتيبات المطبوعة: تتناول موضوعا واحدا او عدة موضوعات ذات علاقة وظيفية او مهنية بالجهة التي تصدرها. وتحتاج اليه المؤسسات لشرح برنامج جديد او اسلوب ما، او شرح اللوائح الداخلية الخاصة.
انواعها:
1-الكتيبات الاخبارية:
تعني الكتيبات نصا مطبوعا من ست صفحات أو أكثروينشر مرة واحدة اي انه غير دوري ويوزع على جمهور خاص من أجل هدف معين.
- يجب ان تجذب اهتمام الجمهور من خلال اعتماد الكتابة الواضحة والجذابة والمقنعة والتحلي بالصدق والموضوعية.
-استخدام الصور من اجل الاقناع والتعبير اكثر عن الفكرة وليس من اجل التزيين فقط
- تهدف الى الاعلام الاقناع والتعليم حيث تقدم معلومات جديدة عن سياسات وأهداف المؤسسة
2- كتيبات الدليل: وتهدف الى تقديم معلومات محددة الى للجمهور.
3-كتيبات خاصة بالمؤسسة :التي تقدمها المؤسسات في المناسبات الخاصة وتركز هدفها على عرض وتقديم شخصية المؤسسة وفلسفتها ككل وتاريخ المؤسسة وانجازاتها وتوسعاتها ونموها.
تستخدم الكتيبات للتعريف بالمؤسسة وخدماتها ومدى كفاءتها وهياكلها والوسائل المستخدمة في اداء عملها وهذا يؤدي الى بناء الثقة.
-
10- التقارير: تنشر العديد من الشركات تقارير تتعلق بمصلحة الجمهور لتجذب الانتباه الى مسؤوليتها الاجتماعية واستجابتها لحاجيات زبائنها وعملائها.
- يتضمن التقرير الجيد التخطيط المحكم وتحديد الهدف وتعريف الجماهير المهمة.
- تعتمد على الوصف السردي لعمليات الشركة للسنة الماضية ، والتطلعات نحو المستقبل والخلاصات المالية.
-يعكس التقرير صورة المؤسسة وكفاءة الادارة وهذا ما يؤدي الى جذب مستثمرين جدد.
كما يفيد التقرير في عملية صنع القرار بالمؤسسة مما يستلزم ضرورة احتوائه على معلومات شاملة .
ومن أهم انواع التقارير في مجال ممارسة العلاقات العامة:
التقرير المؤسسي: ويهدف إلى نقل الافكار والمعلومات والتاثير في عملية اتخاذ القارات، واحداث التغيير نحو الافضل، واقناع العاملين فيه، من خلال تناول موضوع معين يهم المؤسسة والعاملين .
ويعد التقرير وصف كتابي او تحليل للبيانات والظروف القائمة والنشاطات والحقائق والدراسات ونتائج البحث وتسجيل الاراء والتوصيات المتعلقة بمشكلة معينة.
والتقرير السنوي هو من التقارير الدورية التي ترسم خط سير العمل التنظيمي للمؤسسة والوضع المالي والفني والاداري.
التقرير الاعلامي: يهدف إلى جذب اهتمام الجمهور من خلال عرض معلومات جديدة او ظرفية او غريبة عن الاحداث الحالية. كما يقدم وجهة نظر المؤسسة واقناع الجمهورباستخدام الاسلوب الموضوعي في عرض المعلومات.
يقد التقرير الاعلامي صورة ايجابية عن المؤسسة بهدف ترويج خدماتها وسلعها والذي يشمل تغطية الاخبار الجديدة.
11-البيان الخبري: يستخدم في العلاقات العامة لايصال المعلومات عن المؤسسة ونشاطاتها إلى الجمهور سواء كانت صحيفة او اذاعة او تلفزيون. ويساهم البيان في
-نقل المعلومات الرسمية التي تبين وجهة نظر المؤسسة خاصة في الازمات
-يتسم بالمصداقية اكثر من الاعلان
-مصدر معلومات مهم ومركزي
-يمكن ارساله قبل الحث لاجل ابلاغ الصحفيين بقرب الحدث وضمان عدم نشره الا بعد الحدث: وبيان بعد الحدث والذي ينشر بسرعة.
12- كتابة الردود الاعلامية: تستخم عند الغطية الاعلامية السلبية في وسائل الاعلام والتي تتسبب في تشويه صورة المؤسسة وسمعتها . وباستخدام حق الرد في وسائل الاعلام تقوم العلاقات العامة بادارة الصورة الذهنية للمؤسسة .
12- الموجز المصور والمطبوع: هو التحدث عن المؤسسة في صور او التعليق عليها بايجاز و تصور المؤسسة واعمالها
13- الادلة الارشادية: سياحية-سلعة-جغرافيا المؤسسة
-
بعد تعرضنا لكيفية اعداد مضمون الوسائل المطبوعة والشروط الواجب اتباعها ، ننتقل للجانب الشكلي في اخراج تلك المطبوعات والذي يخضع ايضا لضوابط وخطوات تكمل المضمون ولكي يتم اخراجها على اكمل وجه.
ب-العناصر الاخراجية او الشكلية
وتقوم على عنصرين اساسيين:
1-العناصر التيبوغرافية: وتستخدم الحروف في المطبوعات بغرض:
-كتابة النص
-كتابة العناوين
ونراعي في اختيار الحروف:
- اختيار حجم الحروف المناسب الذي يحقق يسر القراءة .
-اختيار نوع الحروف التي تضفي جمالية معينة وتجذب القراء
--تباعد الحروف لان تداخلها يؤدي إلى اختلال القراءة
-مراعاة المسافة البيضاء التي تحقق عدم تداخل الحروف والذي يؤدي إلى اختلال القراءة والمعنى.
2-العناصر الجرافيكية: وهي العناصر المرئية غير الحروف والكلمات أي الصور والرسومات والاشكال والالوان ، والتي يكون الهدف منها جذب القراء .
أ-الصور: تستخدم لتقريب المعنى وتوضيح الافكار والاحداث . وتزداد قوة الصورة وتاثيرها في تحقيق اهداف مطبوعات العلاقات العامة من خلال مراعاة:
*حجم الصورة: اي مساحة الصورة تكون مدروسة
*شكل الصورة:طوليا او عرضيا او دائريا...
*قطع الصورة: ا واوية التقاطها
*التعليق المصاحب للصورة
ب-الرسوم والاشكال:
تستخدم في ابراز قوة المادة المطبوعة ودورها مثلها مثل الصور، وهي من الادوات الابداعية والتعبيرية، تستخدم خاصة في المؤسسات التي تقدم سلع وخدمات للإعلان لتقديم توضيحات أكثر.
ج-الألوان: تستخدم لتحديد معالم الاشياء من خلال الضوء الذي يساعد في تحقيق الوضوح والواقعية والحيوية للتاثير على القراء.لذلك يجب معرفة دلالات الالوان اي التبرير العلمي و الفني لاستخدام لون دون الآخر.
الاسس الفنية لتصميم مطبوعات العلاقات العامة:
هناك عدة أسباب لاتباع أسس وقواعد فنية في تصميم المطبوعات الورقية في مجال العلاقات العامة نذكر منها:
-تحقيق أعلى معدلات التاثير على الجمهور
-تبرير استخدام عناصر ومكونات المطبوعات
-ضبط العلاقة بين عناصر المطبوعات والهدف من استخدامها.
-المعرفة الدقيقة بدواعي استخدام أساس دون الآخر.
ونقصد بأسس التصميم اللمسات الفنية التي تجعل المطبوعات فاعلة ومؤدية لأغراضها و نلخصها فيما يلي:
1-الوحدة: ونقصد بها الربط أو الدمج بين عناصر الإخراج لتعمل معا وتصبح كلاّ متماسكا ورسالة هادفة للعلاقات العامة. اي يجب النظر إلى مكونات المطبوع الورقي على أنها كتلة واحدة وليست متناثرة من خلال مراعاة تناسق مكونات المطبوعات وبين صفحاتها وذلك من خلال:
*وحدة الصورة: يعطي تناسق الصور مع بعضها البعض فكرة متكاملة حول الرسالة.
*وحدة اللون: كلما كانت الالوان متناسقة كانت لها القدرة على تحقيق أهداف المطبوع.
*وحدة الخط: تساهم عملية اختيار الحروف ورسمها في النصوص والعناوين في تحقيق التناسق والتكامل مما يساهم في تحقيق يسر القراءة.
2-الحركة: يقصد بها توزيع عناصر الصفحة بطريقة تحفظ حركة عين القارىء في حيز صفحة المطبوعات وترتبط عملية الحركة كواحدة من أسس التصميم على الوحدة في الربط بين العناصر والمكونات في المطبوعات بحيث يساعد على تمكين القارىء من الاطلاع على كل جوانب الصفحة بطريقة ميسرة وسهلة.
ويراعى في الحركة: علاقة العنوان بالنص، اتجاه حركة الصور، توحيد بدأ السطر، التحكم في الفراغات...
3-الاتزان : هي تساوي العناصر أو تساوي الثقل في الصفحة المطبوعة والتوازن بينها، أي توزيع العناصر أو المكونات التي يتشكل منها المطبوع بشكل مناسب على الصفحة الواحدة والصفحات بشكل كامل.
4-الايقاع: وهي العنصر او الشكل الذي يتكرر في الصفحة او المطبوع بصورة ثابتة والذي يحافظ على نسق الصفحة اي يحقق التوازن بين عناصر