المحاضرة الثانية
Résumé de section
-
نواصل عرض اهم وسائل الاتصال المباشر:
5-الاجتماعات والندوات:
الاجتماع عبارة عن اشراك عدد كبير من الافراد في لقاء لتحقيق اهداف معينة ومناقشة مواضيع تهم المؤسسة. وتنبع اهميتها انها تتيح الفرصة لتبادل الافكار بين اعضاء والتفكير في المشاكل وكيفية حلها.
-تعمل على تدعيم العلاقة بين المؤسسة وجمهورها وبين المؤسسة والمؤسسات الاخرى، وممكن ان تكون نتيجة حادث معين او مناسبة معينة.
وتشمل الحوار ومناقشة موضوعات رئيسة لمسيرة المؤسسة وتطورها واعمالها السنوية ونتائجها والاتفاق حول الخطط المستقبلية.
وتنظيم الاجتماع يتطلب:
-تحضير المكان المناسب والاتصال بالمدعوين وجدول الاعمال
-توفير المستلزمات الفنية كافة
-توفير المطبوعات وتوزيعها
-تسجيل وقائع جلسات الاجتماع
6-الندوات: تتنوع بتنوع الموضوعات التي تدور حولها ، وتتميز بتعدد وجهات النظر . يمكن للمسؤولين اثارة موضوع معين ودعوة شخصية معينة للمناقشة والتحاور ول المواضيع التي تطرح للبحث والدراسة للوصول الى قرارات أو معرفة آراء المختصين . يمكن من خلالها الإحاطة بنشاط المؤسسة والقوانين والاتجاهات مما يعزز ثقة العاملين بإدارتهم.
- مراعاة مشاعر الطرف الآخر وخصوصيته وحريته.
-يكون فيها الحوار ، ومناقشة الموضوعات الرئيسية ، الاتفاق على الخطوط المستقبلية، توصيل معلومات مباشرة الى جمهور المتعاملين معها.
مراحل الاعداد للندوة:
*مرحلة التخطيط: يتم تحديد الموضوع في إطار الاهداف المرجوة للمؤسسة والجمهور على السواء وذلك بتحديد الخبراء الذين ينشطون الندوة، تحديد الجمهور،الاعلان عن الندوة، ارسال الدعوة للخبراء.
*مرحلة التنفيذ:وذلك بافتتاحها في التوقيت المحدد بكلمة مختصرة للتعريف بالموضوع،ثم القاء الضوء على عدة جوانب بالترتيب، ثم السماح للجمهور بالمشاركة بطرح الاسئلة.
*مرحلة التقويم: مدى نجاحها في تحقيق اهدافهامن خلال دراسة سلوك الجمهور وردود أفعاله .
7-الزيارات : يتم فيها دعوة الجمهور الخارجي المتعامل مع المؤسسة للزيارة والاطلاع على نشاطها للتعريف بالمؤسسة وتوزيع الكتيبات والنشرات.
كما يفتح للموظفين فرصة زيارة فروع المؤسسة وأقسامها لمضاعفة معارفهم ومهاراتهم مما يساهم في رفع معنوياتهم.
القيام باتصالات مع المؤسسات المتنوعة والجمهور الخارجي من أجل الاحتكاك بهم.
8-المعارض والمتاحف: دولية او محلية
من اجل تدعيم اسم المؤسسة وتحسين صورتها عن طريق عرض وتفسير سياسات المؤسسة
-عرض منتجات أو نماذج لخدمات المؤسسة
-رسومات بيانية واحصائيات ووسائل ايضاح
-توفير مساحة في مقر المؤسسة للعرض
-المعارض مؤقتة والمتاحف دائمة (وثائق المؤسسة ومسيرتها)
-تستخدم للتعرف على ماهية القرار المتخذ والعملية المثلى لتنفيذه من خلال عرض النتائج الملموسة وباستخدام رسومات وبيانات.
-انواع المعارض:
-المعارض الفردية: معرض لمنتجات المؤسسة (لكن تكاليفه عالية مقارنة بعائد وصعوبة جذب الجمهور)
-المعارض المشتركة: يقوم بها عدة منتجين يتقاسمون التكاليف من أجل جذب أكبر جمهور
- مزايا المعارض:
-تقديم المؤسسة تقديما يليق بها
-تعريف الجمهور بالانتاج الفعلي للمؤسسة وبالطموحات والخطط والبرامج المستقبلية(بشكل ملموس)
-مناقشة الجمهور لمعرفة اهتماماته