الرسائل الإدارية

الرسالة الإدارية

 

تمهيد

تعد الرسالة الإدارية نوعا من أنواع التعبير الكتابي الوظيفي والمقيد لأن موضوعها محدد مسبقا من جهة، ولأنها تخدم أغراضا تواصلية لا إبداعية من جهة ثانية.

تتميز كتابة الرسالة الإدارية بمجموعة من الشروط التي ينبغي توافرها حسب نوعية مضمونها وحسب نوعية المتلقي كذلك، حيث أنها تنقسم إلى أنواع ثلاثة هي:

أولا: الرسالة الهابطة: وهي الرسالة الإدارية الرسمية الموجهة من رئيس مستوى إداري أعلى.

ثانيا: الرسالة الصاعدة: وهي الرسالة الإدارية الرسمية الموجهة من رئيس مستوى إداري أدنى.

ثالثا: الرسالة الموازية: وهي الرسالة الإدارية الرسمية الموجهة من رئيس مستوى إداري مشابه.

عناصرها:

1 ـ البسملة: تكتب في أعلى الصفحة وفي المنتصف بالتحديد.

2 ـ التاريخ: يكتب تاريخ الرسالة، في الزاوية اليمنى من أعلى الصفحة.

3 ـ المرسل إليه: مع مراعاة ذكر لقبه أو رتبته الوظيفية، ويتم كتابتها أسفل التاريخ مباشرة.

4 ـ التحية الافتتاحية: بكتابة السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته أو تحية طيبة وبعد.

5 ـ موضوع الرسالة: يكتب موضوع الرسالة بعد التحية مباشرة.

6 ـ التحية الختامية: كقولنا:" تفضلوا بقبول فائق التقدير والاحترام ".

7 ـ التوقيع: كتابة اسم المرسل كاملا أسفل الصفحة من الجهة اليسرى.

فوائدها:

1 ـ التواصل بين العاملين بمختلف القطاعات حول أمور العمل.

2 ـ حفظ الوقت والجهد بتغلبها على المسافات والحواجز.

3 ـ تعتبر مصرا ومستندا قانونيا في حال حدوث مشكلة.

4 ـ تبادل الأفكار والآراء بين الأفراد.

5 ـ تسهم في تسيير العمل الإداري وتوجيهه بالشكل المناسب.

شروط كتابة الرسالة الإدارية:

 ينبغي أن تتوفر في الرسالة الإدارية مجموعة من الشروط الموضوعية والشكلية التي تعطي لها طابعها المميز، ومن ذلك نذكر:

أولا: الشروط الموضوعية

ـ احترام التسلسل الإداري:

ومعنى ذلك أن كتابة أن الرسالة ينبغي أن تحترم التدرج الصاعد الهابط في السلم الإداري مع مراعاة لغة الخطاب الموجه وطبيعة المتلقي، دون تكبر أو مذلة.

ـ أسلوب التحرير:

الالتزام بأسلوب الجمع فى التحرير للمتكلم والمخاطب مثل) نحيطكم علما (إلا إذا كان أحد طرفي التراسل ذا صفة شخصية فيسند الضمير له بالمفرد فعند توجيه الرسالة منه تكون بصيغة) أحيطكم، أتوجه لسيادتكم

بطلبي. (.

ـ الوضوح:

وضوح الرسالة الإدارية وخلوها من الغموض أمر ضروري: وهو يعني أن كل جملة فيها يجب أن تحتوي على معان كاملة بحيث يعبر عنها بالكلمات المناسبة والبسيطة الخالية من التعقيد والغموض، فالرسالة يجب

أن تكون محددة وواضحة الهدف يعبر عنها بكلمات سهلة وبسيطة بعيدا عن الحشو والكلمات والضمائر الغامضة التي تسيئ فهم المعنى، وأن تكون مترابطة الأفكار والجمل.

ـ السهولة والبساطة:

  هو أن تكتب الرسالة بلغة سهلة وسليمة وواضحة يفهمها الإنسان العادي، والابتعاد عن الكلمات العامية والكلمات الغامضة وعن استخدام الجمل الطويلة التي قد تؤدي إلى سوء الفهم وإلى اللبس.

الإيجاز

ويقصد بذلك الدخول المباشر في صلب الموضوع بحيث تختار الكلمات والجمل بطريقة دقيقة، والتي تؤدي مباشرة إلى المعنى المطلوب، وتجنب كل العبارات التي لا تضيف إلى المعنى شيئا.

ـ القوة:

وهو الكتابة بلغة عربية سليمة وخالية من الأخطاء اللغوية واستخدام الكلمات القوية والمؤثرة في نفس القارئ وخاصة المركزة والمحددة، والابتعاد عن استخدام الكلمات والعبارات الركيكة، أو التي تحتمل أكثر من تفسير مما يثير الشك والغموض.

ـ المجاملة

ويقصد بذلك أن تتضمن الرسالة عبارات المجاملة البسيطة البعيدة عن التذلل. والتي من شأنها أن تؤدي وظيفة تأثرية في نفس المتلقي، ويشمل ذلك ختام الرسالة بعبارات تنم عن الود والتقدير والاحترام

ثانيا: الشروط الشكلية: وأهمها

ـ حسن اختيار نوعية ومقاييس الورق الذي تكتب عليه الرسالة

ـ احترام تصميم الرسالة والذي يبدأ بعرض البيانات ثم الموضوع، ثم تفصيله ويلي ذلك ذكر المرفقات إن وجدت، ويتبع ذلك كله بعبارات

المجاملة، ثم يحدد في آخر الصفحة الحيز الزماني لكتابة الرسالة يليها

مباشرة توقيع وختم المرسل.

ـ مراعاة الأسلوب العلمي في كتابة الرسالة.

أهمية الرسالة الإدارية:

   تعد الرسالة الإدارية وسيلة تواصلية هامة، وذلك لأنها تختصر الجهد

والمسافة بين مواقع جهات المراسلة. كما أنها وثيقة قانونية يمكن الرجوع إليها عند الحاجة، هذا بالإضافة لكونها وسيلة التخاطب الرسمية بين الهيئات المعنوية والمؤسسات والأشخاص أيضا، وهذا يعني أن إتقانها يوفر لنا تواصلا قويا يمكن له أن يحقق الأغراض التواصلية التي نسعى لها. 

تطبيق:

نموذج رسالة إدارية لشخص يطلب منصب عمل.

 

 

 

 

 

 

 

من السيد                               إلى السيد:                                                      

العنوان.......                          مدير.....                                                      

رقم الهاتف........                     ولاية

البريد الإلكتروني........

  

               الموضوع:/طلب منصب عمل          بعدالتحيّة والسّلام:

    يشرفني سيدي المحترم أن أتقدم إليكم بهذا الطلب، والمتمثل في طلب منصب عمل كأستاذ بإحدى مؤسساتكم ، علمًا أنني متحصل على شهادة الليسانس في اللغة العربيّة، بتاريخ جوان2512، بتقدير جيّد، كما أحيطكم علما أنّني في حاجة ماسّة إلى هذا المنصب، وأقبل العمل في كل المستويات(ابتدائي، متوسّط، ثانوي)، كما أقبل كذلك العمل في كل مناطق الولاية.

في انتظار ردكم تقبلوا مني سيّدي المحترم فائق التقدير والاحترام.                                                           ولاية: ............التاريخ: .......

 

المرفقات:

 

ـ شهادة ماستر

_ـ شهادة إقامة.

                                                                       إمضاء المعنى _–

المصادر والمراجع:

ـ حسين المناصرة وآخرون، أساسيات التحرير وفن الكتابة بالعربية، مكتبة الرشد، الرياض، ط1، 2007.

ـ خليل عبد الفتاح حماد وخليل محمود نصار، فن التعبير الوظيفي، مطبعة ومكتبة منصور، ط1 ،2002.

ـ عيد الخريشة، تطور الأساليب الكتابية، في العربية، دار المناهج، عمان، ط1، 2004.

ـ محمد الصويركي، التعبير الكتابي التحريري، دار ومكتبة الكندي، عمان، ط1، 2014.

ـ محمد صالح الشنطي، فن التحرير العربي، دار الأندلس، السعودية، ط5، 2005.