إجراء التقرير
إجراء التقرير
ماهية التقرير:
لغة:
ـ يَقرُّ، ويَقرُّ بالكسر والفتح، قرارا وقرورا وقارًّ وتِقرّةً، ثبت وسكن، يقال: المرأة تقَرّ لما يصنع بها، والقرار والقرارة ما قرّ فيه، والإقرار الإذعان للحقّ، وقَد قرّرَهُ عليه.
ـ قرَرَ، القراَرُ المستقرّ من الأرض، والقرار في المكان الاستقرار فيه، نقول: قرِرتُ بالمكان بالكسر، أقرُّ قرارً، وقرَرْتُ أيضًا بالفتح أقرّ به، وقَرّره بالشيء حمله على الإقرار به، قَررَ الشيءَ جعله في قرار.
ـ يعني السّكِينة، قرَرْتُ بمعنى سكنت، والقرارة ما بقي في القِدر بعد إفراغه، ومن معنى الإفراغ قَرّ الكلام بمعنى فرّغه وصبّه في أذن السّامع، ويعني كذلك الإيضاح والتبيين، تقول: أقرَرْتُ الكلام لفلان، بمعنى بيّنته حتى عرفه.
اصطلاحا:
ـ هو ضرب من ضروب الكتابة الوظيفية الوظيفية يتضمّن قدار من الحقائق والمعلومات حول موضوع معيّن أو شخص معين، أو حالة معيّنة، بناء على طلب محدّد، أو وفقا لغرض مقصود.
ـ هو لون من ألوان الكتابة الوظيفيّة، وهو وصف مفصل، أو مجمل لقضيّة، أو حالة معينة، يعكس حقائق ومعلومات ثابتة حول تلك القضية، أو الحالة، بناءً على طلب محدّد، أو غرض مقصود.
هو: البيان الذي تعرض فيه قضية أو حالة أو تفاصيل حادث يتضمن:
النتائج المتواصل إليها من قبل شخص أو أعضاء لجنة عهد إليهم في القيام بتحقيق أو دراسة
قضية ما
. والتقرير أنواع منها: التقرير الطبي التقرير عن محضر جلسة، والتقرير عن مؤتمر، والتقرير البحثي، والتقرير الإداري، والتقرير الصناعي، الزراعي،
أهمية كتابة التقرير:
لكتابة التقرير أهمية بالغة في توثيق العمل، وتقييمه، ووصفه، وتنظيمه، لاتخاذ القرار المناسب، بناءً على الحالة التي يكون عليها النّشاط، أو المشروع، أو الحالة، فقد يتطلب الأمر تعديلا، أو تطوير أو دعمًا، أو تَوِقيفا، أو توَقفا، إن لزم الأمر، ولا يمكن اتخاذ القرار المناسب إلا بواسطة التقرير، وعلى العموم يمكن أن نذكر للتقرير محاسنه التالية:
ـ قياس مدى الوصول إلى الهدف المنشود.
ـ تحديد الصعوبات التي تقف في وجه النّشاط، أو المشروع.
ـ هو عبارة عن توثيق للنّشاط يمكن الرّجوع إليه وقت الحاجة.
ـ هو عامل إيجابي إذا كان هناك تقدم ملموس في النّشاط، فهو عبارة عن دافع معنوي كبير.
ـ يحدّد الاحتياجات الفعليّة للموارد والممتلكات، فإذا كان هناك فائض يمكن استثماره في مكان آخر.
ـ يمكن من خلاله معرفة الجهد الذي يقدّمه الأعوان، وبالتالي يتمّ دعم وتشجيع المجتهدين، ومحاسبة المتخاذلين، أو المقصرين.
ـ يتسم التقرير المكتوب بميزة البقاء، بخلاف التقرير الشّفوي.
ـ تنبه التقارير إلى الحاجات الناقصة والتي لا بد من وجودها، سواء كان التقرير إدارّيا، أو طِبيا، أو غيره.
ـ إن التقارير تشكل نوعا من الرقابة خاصة في الأعمال الإدارية.
مواصفات التقرير الجيد:
كي يتصف التقرير ما بأنه جيد، لابد أن تتوفر فيه الشروط التالية:
ـ وضوح العناوين، فالعناوين المعبرة تعكس فهما حقيقيا من معد التقرير للموضوع الذي يعده.
ـ أن تكون النتائج محددة، ولا يترك للقارئ استنتاجها.
ـ اللغة المناسبة، فلكل تقرير لغة خاصة بحسب المجال، فلغة التقرير الاقتصادي تختلف بطبيعة الحال عن لغة التقرير السياسي، أو الثقافي...إلخ. وكلما كانت اللغة مناسبة حقق التقرير الهدف المنشود.
ـ أن يصف الموضوع، أو الحالة بصدق، أي أن يعكس حقائق فعلية (الموضوعية)، ولا يتضمن مبالغات أو افتراءات، أو مغالطات (البعد عن الذاتية)
ـ حسن الترتيب والتنسيق.
ـ أن يكون ذا هدف: فلا يمكن كتابة تقرير دون وجود أي غرض من كتابته، أو يوجد به معلومات مكررة
ـ أن يتصف بما يسمى بالمقروئية، أي سهولة القراءة والفهم، بحيث لا يتم فيه توظيف الاستعارات، والكنايات والتشبيهات، ولكن يتم تسمية الأشياء بمسمياتها الحقيقية وبشكل كامل الوضوح
ـ دقة المعلومات والبيانات الواردة فيه.
ـ الإيجاز غير المخل.
ـ دعم التقرير بالأدلة والبراهين المناسبة، إن كانت هناك ضرورة لذلك.
أهداف كتابة التقرير:
ـ مساعدة الإدارة على توفير الحقائق والمعلومات.
ـ الاسهام في حل المشكلات القائمة.
ـ العمل على زيادة كفاءة المعاملين
ـ توفير المعلومات المرجعية
ـ التنسيق بين المشروعات
ـ التوثيق والتسجيل
ـ إعطاء معلومات إدارية لازمة للعمل.
ـ عرض أفكار جديدة لتحسين العمل.
ـ تحريك سلوك الآخرين عن طريق الإقناع
ـ الرد على تساؤلات وتقديم الأفكار الجديدة.
ـ العمل على زيادة كفاءه العاملين
ـ تحليل ظاهره معينه
خصائص التقرير:
ـ أن يكون التقرير ذا هدف: فلا يمكن كتابة تقرير دون وجود أي غرض من كتابته، أو يوجد به معلومات مكررة
ـ أن يكون التقرير موجزا: حيث إن إنجازه لا يكون على حساب الموضوع، لأن موضوع التقرير يجب أن يكون شاملا وكاملا وواضحا. ثم لا بد من التأكد من التوثيق، ودعم موضوع التقرير بمعطيات حقيقية.
ـ أن يتصف بما يسمى بالمقروئية، أي سهولة القراءة والفهم، بحيث لا يتم فيه توظيف الاستعارات، والكنايات والتشبيهات، ولكن يتم تسمية الأشياء بمسمياتها الحقيقية وبشكل كامل الوضوح.
ـ اللغة المناسبة، فلكل تقرير لغة خاصة بحسب المجال، فلغة التقرير الاقتصادي تختلف بطبيعة الحال عن لغة التقرير السياسي، أو الثقافي...إلخ. وكلما كانت اللغة مناسبة حقق التقرير الهدف المنشود.
ـ وضوح العناوين، فالعناوين المعبرة تعكس فهما حقيقيا من معد التقرير للموضوع الذي يعده.
أن يحتوي التقرير على توصِيات واقتراحات، والإجراءات الواجب اتخاذها، وهذه من الأمور المهمة التي تجعل كاتب التقرير يشارك برأيه.
أن يحتوي التقرير على توضِيحات: مثل الخرائط، أو الرسوم البيانية التوضيحية فالصورة أفضل من ألف كلمة.
ـ البعد الزمني: وهي الفترة التي يغطيها التقرير ووقت عرضه، فكلما كان وقت العرض قريبا من ناحية فترة التغطية كانت الفائدة أكبر لإمكانية الانتفاع بالتقارير في عمليات التخطيط للمستقبل.
ـ الشمولية: أي يجب أن يغطي التقرير كافة جوانب الموضوع دون أن ينقصه شيء، لتوصِيل الفكرة بشكل جيد للقارئ، ويكون التقرير محتويا على كافة الأسئلة التي قد تدور في ذهن القارئ.
ـ الدقة: بحيث يجب أن يحتوي التقرير على بيانات ومعلومات دقيقة لا يشوبها الشك، وهذا عامل أساسي لكتابة التقرير، لذلك لا بد لكاتب التقرير الإشارة إلى مصدر المعلومات في التقرير كي تعتمد في اتخاذ القرارات.
ـ الحجم المناسب: بحيث لا يكون التقرير طويلا جدا، أو قصيرا جدا ولا يشرح جوانب الموضوع بشكل كامل، لا بد أن يكون حجم التقرير بحسب الموضوع وأهميته، ولا بد من التركيز على الاختصار دون الإخلال بالفهم العام للتقرير.
ـ أن تكون النتائج محددة، ولا يترك للقارئ استنتاجها.
ـ حسن الترتيب والتنسيق.
ـ دعم التقرير بالأدلة والبراهين المناسبة، إن كانت هناك ضرورة لذلك.
كيفية كتابة التقرير
هناك عدة خطوات يجب اتباعها لإعداد التقرير بطريقة صحيحة، وبنية متكاملة، كي يظهر بأسلوب راق، وهي:
ـ جمع وتنظيم المعلومات، بحيث تكون معلومات دقيقة، ويتم تجميعها بشكل كامل.
ـ تحديد الأفكار الرئيسة والفرعية كي يسهل على القارئ فهم التقرير
. كتابة المسودة الأولى للتقرير للقِيام بالتعديلات المناسبة بعد الانتهاء من تحضيره.
ـ إعادة كتابة المسودة لتظهر بالشكل النهائي.
ـ قياس قابلية التقرير للقراءة والفهم وعدم وجود خلل في الأفكار ُ.
التدقيق ومراجعة الكلمات، والتأكد منْ أنّ الكتابة صحيحة، والعناوين مناسبة للفقرات.
ـ تصحيح الطباعة، إذ لا بد من مراعاة الطباعة بشكل جيد وواضح كي يتسنى للقارئ الفهم الكامل للتقرير تعتمد كتابة التقدير الجيد على أربع مراحل أساسية، وهي:
مرحلة الإعداد تكون لتحديد الإطار العام للتقرير، وتحديد الموضوع والمجال الذي سيغطيه، وأيضا معرفة الهدف من كتابة التقرير، ولا بد من تحديد الجهة أو الشخص الذي سيقدم له التقرير، ويجب تحديد الاستخدامات المتوقعة من كتابة التقرير، وأخيرا، تحديد معلومات التقرير والبدء بترتيب أفكارها.
مرحلة التنظيم
ويتم في هذه المرحلة تصميم وتحديد الأفكار الرئيسة، ووضع العناوين الرئيسة والفرعية المناسبة لفقرات التقرير، بحيث تكون الفقرات منظمة ومتسلسلة منطقِيا، ولا بد من الانتباه للهيكل العام للتقرير، فيجب أن يحتوي على البداية، والعرض، والخاتمة.
مرحلة الكتابة
وهي أهم مرحلة، ويتم فيها كتابة التقرير، على أن تتم كتابته على شكل مُسودة ومراجعته قبل أن يتم إرساله، ويجب أثناء الكتابة الاهتمام بقواعد اللغة وأساليب الكتابة، ولا بد أن يكون التقرير واضِحا وملخَصا وكاملا، وأن يكون أسلوب الكتابة مناسِبا للقارئ.
مرحلة المراجعة:
يجب مراجِعة التقرير والتأكد من سلامة الكتابة وسلامة البنية واللغة، ووضح النص، وأن تنظيم التقرير منطقي، والأفكار فيه متسلسلة بشكل يفهمه القارئ.
نموذج تقرير:
يمكن أن نكتب تقريرًا عن رحلة مدرسية قامت بها ثانوية، أو متوسطة، أو ابتدائية، حيث يعد مدير المؤسسة تقريرا عن الموضوع، ويرسله إلى مدير التربية، ومثل هذا التقرير يمكن أن يأخذ الشّكل التالي:
الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبيّة وازرة التربية الوطنيّة
مديرية التربية لولاية:................. إلى السيّد:/
ثانويّة:.............................. مدير التربية
رقم الصادر:......................... لولاية: ............
الموضوع:/ تقرير عن رحلة مدرسيّة
المرجع:/ موافقتكم المؤرخة في: .......تحت رقم:........
بعد تحياتي الخالصة، يشرفني سيدي مدير التربية المحترم أن أقدم إليكم هذا التقرير، الذي يتضمن سير الرحلة المدرسية التي قامت بها مؤسستنا لفائدة تلاميذها النجباء لولاية:............بتاريخ:...............
عدد التلاميذ المستفيدين:.............. ذكور:..................إناث:.......................
عدد المؤطرين:..............................
مبلغ المشاركة:.................. من المؤسسة:...........من الأساتذة:.............
من التلاميذ:................
هدف الرحلة:.........................
تاريخ الرحلة:.........................
سير الرحلة:
تم الطلب من التلاميذ الحضور إلى المؤسسة على الساعة الثامنة ليلا من يوم: ........، وقد قسم التلاميذ على حافلتين: واحدة للذكور وأخرى للإناث، كل حافلة تحمل خمسة وأربعين فردا، بالإضافة إلى خمس مؤطرين في كل حافلة.
انطلقت الحافلتان في حدود الساعة التاسعة ليلا، سالكين طريق: ..............مارين بالولايات التالية: .........، وقد وصلنا في حدود الساعة الثامنة صباحا من اليوم الموالي، وذهبنا مباشرة إلى المؤسسة المستقبلة ثانوية: .......... بولاية:..........حيث استقبلونا استقبالا حسنا، ونال التلاميذ قسطا من الراحة، ثم ركبنا الحافلتين متوجهين إلى المدينة الأثرية:.......حيث تعرف التلاميذ على تلك المدينة وآثارها من خلال مُرْشِدِينَ سِيَاحِيِّينَ مَوْجُودِينَ بعين المكان، وقد أخذ التلاميذ صوار تذكارية، وتناولوا وجبة الغذاء المحضرة مسبقا، وبعدها توجهنا إلى حديقة التسلية، حيث تعرف التلاميذ على كثير من الحيوانات النادرة الموجودة بالحديقة، وفي حدود الساعة السابعة والنصف مساءً عدنا إلى المؤسسة المستقبلة، حيث تناولنا وجبة العشاء، ثم خلدنا جميعا إلى النوم بعد يوم طويل شاق، ومرهق، وفي الصباح تناولنا وجبة الفطور ،ثم ذهبنا إلى سوق المدينة، حيث تجول التلاميذ في السوق، واشتروا بعض الأشياء للذكرى، وفي حدود منتصف النهار عدنا إلى مقر إقامتنا، حيث تناولنا وجبة الغذاء، وبعدها مباشرة ركبنا الحافلتين عائدين أدراجنا، حيث وصلنا إلى مؤسستنا في حدود منتصف الليل، ووجدنا أولياء التلاميذ في انتظارنا، وقد لاقت هذه الرحلة استحسانا من التلاميذ، وأوليائهم.
وفي الأخير تقبلوا مني سيدي المحترم مدير التربية فائق الاحترام والتقدير.
التاريخ: ............................
ختم وإمضاء مدير المؤسسة
المصادر والمراجع:
1 ـ باسم قشوع، مهارات كتابة المراسلات الإدارية والتقارير
2 ـ جميلة جابر، كتابة التقارير والمراسلات الإدارية
2 ـ سامح محمد، كتابة التقارير والأبحاث
3 ـ عبد الحكيم الخزامى، فن كتابة التقارير
4 ـ فخري إسكندر، كتابة التقارير العلمية
5 ـ ـ ابن منظور، لسان العرب، دار صادر، بيروت، لبنان، ط5، 2005.
6 ـ وليد محمد أحمد الفقيه، إعداد وكتابة التقارير.